Code de conduite et politique d'éthique pour les administrateurs du conseil d'administration du Fonds de prospérité pour l’avancement des communautés noires (FPACN)

Nom de la police : Code de conduite et politique d’éthique

Fréquence d’examen :: Tous les 2 ans
Approbation par le conseil :: 12 janvier 2022
Date d’examen de la police :: Janvier 2024

Introduction

Le Fonds de prospérité pour l’avancement des communautés noires (FPACN) se consacre à aider à démanteler le racisme anti-Noir systémique en fournissant un financement durable aux entreprises dirigées par des Noirs et aux organisations au service de la communauté noire pour améliorer le bien-être social et économique des communautés noires du Canada. Le FPACN reconnaît et s’engage à reconnaître et à être sensible au déséquilibre de pouvoir inhérent aux relations bailleur de fonds/bénéficiaire, et à utiliser également une lentille anti-oppression et intersectionnelle. Nous utilisons des processus décisionnels participatifs basés sur la confiance afin que les communautés qui sont les plus touchées par notre travail aient leur mot à dire sur la façon dont nous exécutons notre mandat.

Le FPACN entreprend un processus de sélection rigoureux pour constituer le conseil d’administration avec des personnes de points de vue et d’antécédents variés représentant le large éventail des communautés noires du Canada, ainsi que des alliés précieux. Les bailleurs de fonds, les partenaires, les parties prenantes et les membres des communautés noires du Canada, qui sont les bénéficiaires de la mission et du mandat du BOF, doivent s’attendre aux normes de conduite les plus élevées de la part des administrateurs nommés au conseil.

Par conséquent, le conseil d’administration du Fonds de prospérité pour l’avancement des communautés noires (le « conseil ») a adopté un code de conduite et d’éthique pour consacrer l’attente de normes élevées de conduite par ceux qui sont sélectionnés pour servir en qualité de membres du conseil du Fonds de prospérité pour l’avancement des communautés noires.

Principes directeurs

Les déclarations de principe essentielles régissant le code de conduite et d’éthique du conseil d’administration sont les suivantes :

Les administrateurs du conseil d’administration du FPACN sont nommés à la suite d’un processus détaillé impliquant le comité de gouvernance et de nomination, afin de constituer le conseil d’administration avec des personnes aux points de vue et aux antécédents variés représentant le large éventail des communautés noires du Canada;
Les administrateurs doivent en tout temps servir honnêtement, consciencieusement et diligemment les meilleurs intérêts du FPACN;
Les administrateurs doivent servir les intérêts du FPACN en respectant à la fois la lettre et l’esprit de toutes les lois et de tous les règlements fédéraux et provinciaux applicables, les statuts et règlements du FPACN, et les politiques approuvées par le conseil.

Dispositions régissant la conduite des administrateurs

Les documents d’entreprise qui régissent généralement les activités des administrateurs du BOF sont les suivants :

Les statuts constitutifs du FPACN, tels qu’amendés;
Les règlements du FPACN, tels qu’ils peuvent être amendés ou remplacés de temps à autre;
La politique de conflit d’intérêts du conseil;
Ce code de conduite et d’éthique et toutes les décisions prises par le conseil conformément à celui-ci; et
Les politiques et procédures générales du BOF qui s’appliquent directement au conseil d’administration, qui peuvent être modifiées de temps à autre.

Application du code de conduite et d’éthique

Ce code de conduite et d’éthique est en vigueur jusqu’à ce qu’il soit suspendu ou remplacé par le conseil d’administration du FPACN.
Le code de conduite et d’éthique s’applique aux administrateurs du FPACN.
En travaillant les uns avec les autres et en répondant aux besoins des communautés noires du Canada comme indiqué dans la déclaration d’objectif du FPACN, les principes suivants doivent être respectés :

Participation

Les administrateurs doivent démontrer leur engagement envers le Fonds de prospérité pour l’avancement des communautés noires en donnant la priorité à la participation aux réunions du conseil d’administration et des comités par un taux de présence élevé.
Les administrateurs doivent se préparer à toutes les réunions du conseil d’administration et des comités en se familiarisant avec l’ordre du jour de la réunion et les documents de base, dans la mesure du possible, afin de discuter des questions et des affaires abordées lors des réunions.
Les administrateurs doivent se concentrer sur les discussions en cours et être prêts à traiter des questions qui ne sont pas toujours faciles à résoudre.
Les administrateurs doivent être membres d’au moins un comité du conseil d’administration.
Les administrateurs doivent participer :
1. Ateliers de développement du conseil d’administration;
2. Ateliers de planification stratégique et d’orientation;
3. Séminaires et autres événements de développement professionnel qui améliorent leurs compétences en tant que membres du conseil d’administration; et
4. Autres occasions spéciales, y compris les événements et les initiatives organisés par le FPACN.

Respect

Les administrateurs expriment leur opinion sans contrainte, mais toujours dans un souci de flexibilité et de compromis, chaque fois que cela est possible, en restant ouverts à des points de vue différents.
Les administrateurs doivent travailler avec leurs pairs, respecter leurs opinions et laisser leurs préjugés personnels en dehors de toutes les discussions du conseil et des comités.
Les administrateurs doivent respecter les procédures parlementaires et faire preuve de courtoisie dans toutes les réunions du conseil d’administration et des comités, les uns envers les autres et envers le personnel.

Soutien

Les directeurs soutiendront de manière positive toutes les actions prises par le Conseil, même s’ils peuvent être en position minoritaire par rapport à une telle action.
Les administrateurs doivent représenter le Fonds de prospérité pour l’avancement des communautés noires et le conseil d’administration de manière positive et solidaire à tout moment et en tout lieu.
Les administrateurs doivent exercer les fonctions et les responsabilités de leur poste avec intégrité, collégialité et attention.

Gouvernance

Les administrateurs doivent s’assurer que le conseil d’administration s’acquitte de ses devoirs de gouvernance.
Les administrateurs doivent s’assurer qu’ils comprennent et respectent leurs obligations légales envers le FPACN.
Les administrateurs doivent placer les intérêts du FPACN et de son conseil d’administration avant leurs propres intérêts et déclarer immédiatement tout conflit d’intérêts qui survient.
Les administrateurs doivent se retirer des situations où leur présence continue au sein du conseil d’administration pourrait causer de l’embarras au FPACN ou miner la confiance de leurs pairs.

Politique

Les administrateurs doivent faire preuve de discernement pour équilibrer l’importance relative des questions déterminées par le conseil d’administration en établissant des politiques et en évitant les questions opérationnelles qui peuvent être du ressort du personnel exécutif.
Les administrateurs doivent informer les autres membres du conseil d’administration sur les questions relevant de leur domaine d’expertise afin que le conseil prenne des décisions collectivement.
Les administrateurs doivent respecter la déclaration d’intention du CBO telle qu’elle a été approuvée par le conseil, et telle qu’elle peut être modifiée de temps à autre.

Administration

Les administrateurs doivent soutenir activement l’exécutif du FPACN en fournissant une direction générale, des ressources et des délais pour atteindre la vision et les objectifs identifiés du BOF.
Les administrateurs soutiendront publiquement les actions prises par l’exécutif du FPACN pour mettre en œuvre les programmes et atteindre les objectifs contenus dans les plans et les budgets du BOF Fund tels qu’approuvés par le conseil.
Les administrateurs doivent reconnaître la différence entre le rôle du conseil d’administration, qui consiste à définir les politiques et les objectifs stratégiques, et le rôle du personnel, qui consiste à les mettre en œuvre.
Les administrateurs ne doivent pas créer de travail supplémentaire pour le personnel sans l’approbation du directeur général/chef de la direction du FPACN.

Confidentialité

Les administrateurs doivent à tout moment préserver la confidentialité de toutes les informations et de tous les dossiers confidentiels de FPACN et ne doivent pas utiliser ou révéler ces informations ou dossiers, sauf dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions ou à moins que les documents ou les informations ne deviennent un sujet de connaissance publique générale.
Les administrateurs ne doivent pas utiliser les informations confidentielles obtenues par le biais de leur association avec le FPACN pour favoriser leurs intérêts privés ou les intérêts privés de leurs amis ou parents.
Les administrateurs doivent se conformer à toutes les politiques et procédures de la société qui guident le stockage, l’utilisation et la transmission de toute information du FPACN, y compris l’utilisation de bases de données informatiques ou de systèmes de courrier électronique.
Les administrateurs doivent considérer les discussions du conseil d’administration comme un « refuge » pour le bénéfice de leurs pairs et de l’exécutif du FPACN. Ils ne doivent pas répéter les discussions concernant les affaires et les pratiques de FPACN, ou toute discussion de nature personnelle de leurs pairs et de l’exécutif de FPACN, dans un cadre public.

Média

Dans le cadre des activités et du mandat du FPACN, les administrateurs ne doivent pas faire de commentaires aux médias ou se rendre disponibles pour des entrevues par les médias au nom du BOF sans l’approbation préalable et les directives du président du comité du directeur général et des communications et de l’image de marque du FPACN.
Les administrateurs doivent s’assurer que leurs commentaires aux médias en dehors du contexte des affaires et des activités du FPACN dans le cadre de son mandat leur sont attribués à titre personnel et non en leur qualité d’administrateur.

Propriété

Les administrateurs ne doivent pas détourner les actifs du FPACN à des fins personnelles.
Les administrateurs peuvent de temps à autre se voir confier le soin, la gestion et l’utilisation rentable des biens et des ressources de FPAC, y compris l’utilisation du nom du FPACN. Ils ne doivent pas faire usage de ces ressources pour leur bénéfice ou leurs objectifs personnels.
Les administrateurs doivent s’assurer que tous les biens du FPACN qui leur sont attribués sont maintenus en bon état et rendre compte de ces biens.

Participation politique

Les directeurs sont encouragés à participer pleinement, en tant que citoyens privés, au processus démocratique à tous les niveaux, y compris à faire campagne lors des élections et à se présenter ou à occuper un poste public. Toutefois, les directeurs qui s’engagent dans une telle activité politique doivent séparer ces activités de leur association avec le FPACN, qui doit rester apolitique à tout moment.
Les directeurs doivent garantir clairement et sans équivoque que toutes les opinions qu’ils expriment dans le cadre de leur participation politique sont les leurs et non celles du FPACN.

Responsabilité

Les administrateurs doivent adhérer aux normes prescrites par le présent Code de conduite et d’éthique et à toute politique applicable en matière de conflits d’intérêts, et doivent signer des déclarations en faveur du FPACN et du conseil à cet effet.
Les administrateurs doivent adhérer à toutes les lois applicables, ainsi qu’aux règlements qui régissent le FPACN.
Les administrateurs doivent adhérer à toutes les politiques applicables du FPACN lorsqu’ils exercent leurs fonctions ou lorsqu’ils se trouvent dans des situations qui peuvent affecter leur capacité à exercer leurs fonctions.
Les administrateurs doivent signaler toute violation ou violation potentielle du présent code de conduite au conseil d’administration par l’intermédiaire du président.

Les administrateurs qui ont enfreint ou sont susceptibles d’enfreindre le présent code de conduite et d’éthique peuvent être invités à démissionner ou à demander une exemption de cette infraction ou de cette infraction potentielle par décision d’une majorité spéciale des pairs de l’administrateur concerné.